Arkivversion 2020:2
Foto: Jonas Andersson

Här ges en vägledande instruktion till de handlingar som ingår i 12CF Dokumentöversikt. En detaljerad beskrivning av flödet av teknisk information ges i 12D Relationshandlingar. I de fall du är osäker på vad som ska ingå i relationshandlingen till trafikkontoret kontakta i första hand projektledaren alternativt ansvarig för teknisk dokumentation, se kompetens ”Teknisk dokumentation” till höger på sidan.

Alla övriga handlingar (med undantag för ritningar/modellfiler, se 12CE6 Ritningsnumrering byggritningar, ska ha filnamn som tydligt beskriver handlingen, alla filnamn börjar med diarienummer (alltid sex siffror utan ”snedstreck” Ett projekt med dnr 364/11 skrivs då 036411), ex produktspecifikationer döps efter ”typ av anläggning modellbeteckning” ex ”036411­_Belysning X12345.pdf”, protokoll från möten döps ”036411­_platsmöte_20160101.pdf” eller ”036411­_samordningsmöte_20160101.pdf”. Använd namnen på filerna för att gruppera dem, dvs döp alla textfiler, produktbeskrivningar mm som avser samma anläggning med anläggningstypen först, ex Hiss xxx.pdf, Hiss yyy.pdf osv. Bilder och videofiler ska döpas ”plats datum_löpnummer”, exempel ”036411­_billdalsvägen 20170101_01.jpg”. Handlingar som har tydliga namn i bygghandlingen som bifogas relationshandlingen kan behållas.

Gör inte filnamnen för långa, då blir filerna svåra att hantera.

Alla dokument ska vara roterade till läsläge i formatet PDF 1.4 (PDF/A-1 enligt SS-ISO 19005-1:2005), detta för att säkerställa att handlingarna går att öppna många år framöver. Vissa dokument ska även levereras som DOCX o XLSX enligt dokumentöversikten. Eventuella e-postmeddelanden som bifogas relationshandlingen räknas som dokument och ska levereras som PDF/A-1.

 

Avtal

Avtal som har slutits som berör projektets drift- och underhåll och andra förhållanden redovisas och ska framgå av slutbesiktningsprotokollet.

 

Beräkningar (hållfasthet, trafikflöden, belysning, spår, hållfasthet)

Beräkningar är mycket värdefulla för en längre tid än de 10 år som de vanligtvis lagras hos konsulten för projektet. Beräkningarna används vid behandling av omkonstruktioner och dispenser. Beräkningar gällande en konstruktion/byggnadsverk ska vara inkluderade i dokumentationen som skickas i relationshandlingen. Handlingar ska märkas med BaTMan nummer för att lätt kunna avgöra vilken anläggning de avser. Handlingarna kommer att lagras i BaTMan tillsammans med ritningarna. 

 

Byggmötesprotokoll

Byggmötesprotokoll/minnesanteckningar har samma status som kontrakt och är därför ett viktigt dokument i händelse av överenskommelser och/eller ändringar i entreprenadskedet.

 

Byggnadsverk

För byggnadsverk, omfattande broar, tunnlar, kajer, kanalmurar, stödmurar, färjelägen, flytbryggor, påldäck samt fribärande trappor, används arbetsritningar som underlag för notering om avvikelse. För dessa gäller dokumentation enligt 12H Byggnadsverk  med underkapitel. Till byggnadsverk hör även hissar och rulltrappor, kulvertar, bullerskärmar, bergskärningar, markvärme, pumpstationer, oljeavskiljare och byggnader.

Relationshandlingar för byggnadsverk omfattar i första hand redovisning av avvikelser med mera för själva konstruktionen. Till hjälp för att få med all information till slutdokumentationen finns dokumentet ”Slutrapport – Byggnadsverk”. Detta dokument ska användas som en innehållsförteckning där alla relevanta dokument ska bifogas. Konstruktionsritningar, detaljer, material, beskrivningar och föreskrifter, jämte protokoll och provningar, bygglov och annan relevant dokumentation ska bifogas. Betonggjutningsjournaler ska signeras av platschef med behörig betongkompetens innan de lämnas in till trafikkontoret. Mall för betonggjutningsjournal hittar du till höger på sidan. Lägesbestämningar för redovisning av avvikelser i relationsfilen, se även 12DA Relationsfil och driftinformation och mängdförteckning med beskrivande text/Teknisk Beskrivning (TBb), bro.

För alla byggnadsverk som är bygglovspliktiga ska bygglovet (alla tillhörande handlingar) bifogas relationshandlingen.

Alla ritningar och beräkningar ska märkas med BaTMan-nummer i projekteringsskedet. 

 

Driftförändring

Dokument som redovisar vilka anläggningar som avgår och tillkommer avseende skötsel, under projektets gång, hos den förvaltande organisationen, se 12CG3 Driftförändring.

 

Föroreningstest (tjärasfalt) Gata

En excelfil med gatunamn och koordinater (x,y) var provtagningen är utförd samt föroreningshalt ska redovisas i varje punkt. Om det går att bedöma i vilket lager av asfalten föroreningen finns och på vilket djup (z) ska informationen bifogas. 

Excelfilen ska redovisa koordinaterna i olika kolumner, en för x, respektive y och eventuellt z. 

 

Garantibevis

Kan till exempel vara garantibevis för växter, armaturer och andra produkter.

 

Garantisammanställning

Syfte med garantisammanställning är att samla allt material med garantiåtaganden som sträcker sig bortom entreprenadens garantitid till exempel vägbeläggningar. Garantisammanställningen bör utöver garantitid ange vem som är ansvarig under garantitiden, material, byggledare, entreprenör med mera.

 

Geotekniska åtgärder

Till denna kategori arbeten hör bankpålning, lättfyllnader, tryckbankar, åtgärder för kompensation av grundvattenförändringar med mera. Arbetsritningar för geotekniska åtgärder används som underlag för notering om avvikelse. Till relationsritningar lämnas även protokoll, provningar med mera och kompletterande geotekniska undersökningar (rapporter och data, se 12CF Dokumentöversikt), se även mängdförteckning med beskrivande text/Teknisk Beskrivning Geoteknik (TBb/geo).

Leverans av geotekniska handlingar ska ske enligt ”Slutprodukt” 12DA Relationsfil och driftinformation och 12CF Dokumentöversikt. 

Alla geotekniska handlingar ska samlas i mappen ”Geoteknik” i katalogstrukturen, se 12DA Relationsfil och driftinformation

 

Granskningsprotokoll, banarbete

Vid spårarbete förs löpande ”Granskningsprotokoll banarbete” som fångar upp brister. Dessa utförs av trafikkontoret och ska vara framme två veckor före slutbesiktning.

 

Inmätningsfil belysning

Inmätningsfil belysning lämnas från projektets entreprenör till byggledare belysning i samband med övertagandebesked utöver leverans till Göteborg Energi. Filer inkluderas även i relationshandlingen.

 

Kvalitetssäkring och provningar

Av entreprenören överlämnad kvalitetsdokumentation och provning av material kommenteras vid besiktningar. Provning vad gäller byggnadsverk och geotekniska åtgärder bifogas relationshandlingarna. Övrigt sparas enligt anvisningar i 12CF Dokumentöversikten.

Entreprenörens kvalitetssäkring belysning. I dokumentet ska det framgå vad som innefattas i kvalitetsplan, egenkontroll, provtagningsprotokoll/dokumentation, etc. Skulle detta inte vara tillräckligt för att i slutändan godkänna entreprenaden får man komplettera kvalitetssäkringen.

 

Nöjdförklaring 

Efter nyttjande av väg, mark och dylikt ska dessa återställas i det skick vari de befann sig då arbetet påbörjades. Om trafikkontoret inte ansvarar för marken ska nöjdförklaring från ansvarig markförvaltare överlämnas till besiktningsmannen vid slutbesiktningen. Följande parter kan vara föremål för en nöjdförklaring: Ledningsägare, sidoentreprenörer, markägare, fastighetsägare och befintlig/kommande funktionsentreprenör. Handlingar ska vara upprättade inför ”Syn inför slutbesiktning”.

 

Platsmöte då beställare ej närvarar

Protokoll för ett platsmöte som upprättas då beställaren inte är direkt närvarande.

 

Produktspecifikationer, byggvarudeklaration

Produktspecifikation ska alltid bifogas. Den kan kompletteras/förtydligas med byggvarudeklaration. Det är viktigt att skicka med produktspecifikationer även för natursten, bänkar etc. eftersom det underlättar underhåll och framtida eventuell ersättning/komplettering av ex natursten. 

 

Provtagningsresultat (asfalt, betong, sten, stål, infrastruktur, räls)

Provningsprotokoll (stålkvalitet, förprovning av betong med mera) ska ingå i den dokumenterade/arkiverade bygghandlingen, samt den uppdaterade relationshandlingen. 

 

Rapporteringsunderlag belysning

Ifyllt rapporteringsunderlag belysning används för att uppdatera trafikkontorets driftsystem för belysning. För mer instruktioner och mall se kap 12DA Relationshandlingar med driftinformation.

 

Redovisning av vegetationsytor 

Relationshandling är avsedd att utgöra underlag för skötselplanering och uppdatering av park- och naturförvaltningens digitala skötselkartverk och ska redovisas i samband med alla ny- och ombyggnadsarbeten enligt 12DF Redovisning av vegetationsytor.

 

Riskanalys

Om Riskanalys finns ska den sparas.

 

Samordningsmöte 

Samordningsmöte hålls då huvudentreprenör har kontrakterat en eller flera sidoentreprenörer.

 

Servitut

Alla servitut som berör trafikkontorets anläggningar ska bifogas relationshandlingen.

 

Skötselanvisningar – leverantörsspecifika

Skötselanvisningar beträffande nya produkter ska inkluderas.

 

Skötselanvisningar – projektörsspecifika

I vissa fall kan det vara projektörens ansvar att ta fram skötselanvisningar. Byggnadsverk ska ha skötselanvisningar från projektör där projektören föreslagit en specifik produkt. Exempel är träbroar, bullerskärmar med mera som redan i projekteringsfasen bör erhålla specificerad skötselanvisning som därmed kan granskas i projekt- och D&U-granskning.

Skötselanvisningar gällande konstruktioner/byggnadsverk ska läggas in i BaTMan och därför alltid bifogas. Handlingarna ska vara märkta med BaTMan-nummer. 

 

Skötselanvisningar för vegetationsytor

Är speciellt viktigt då entreprenören eller annan (inte park- och naturförvaltningen) sköter området mellan slutbesiktning och garantibesiktning. Etableringsskötsel under garantitiden ska utföras enligt park- och naturförvaltningens dokumentet ”Beskrivning av etableringsskötsel för nyplanterade växter”.

 

Slutreglering av projektet

Byggledarens slutsammanställning som redovisar entreprenadens slutkostnad, med utgångspunkt från mängdregleringar samt ändrings- och tilläggsarbeten.

 

Spåranläggningar 

Protokoll från genomförd ibruktagandebesiktning samt godkännande av spåranläggning för trafikstart. Ibruktagandebesiktning ska utföras enligt trafikkontorets fastställda regler. I spåranläggning ingår spår och hållplatser med tillhörande strömförsörjning, signal- och informationssystem, byggnader, vänthallar, belysningar, dräneringar etcetera. En separat omgång relationsritningar redovisas över de anläggningar som enbart berör spåranläggningarna.

 

Startmöte (uppstartmöte)

Syfte, målbeskrivning, se 12AA Projektgenomgång/startmöteTillhandahållen materiel för spår, signal och kontaktledning. Under projekteringen ska materiallistor tas fram på allt materiel som behövs i projektet. Därefter ska en sammanställning skickas till kompetens ”Granskning utformning och konstruktion” som finns höger på sidan, (ansvarig för Spårvägskonstruktion) som kompletterar materiallistan med vilket materiel som kommer att tillhandahållas i projektet. Återstående material specificeras av projektör.

 

Vattendomar

Alla vattendomar ska bifogas relationshandlingen.

 

Åtgärdsrapport underhåll, byggnadsverk

Vid brounderhåll används dokumentet ”Åtgärdsrapport underhåll, byggnadsverk”. Projektören ska använda detta dokument för att rapportera en åtgärdad skada. 

 

Övertagandebesked

Övertagandebesked upprättas innan slutbesiktning för att den förvaltande organisationen ska få kännedom om, samt viss dokumentation, om de anläggningar projektet kommer lämna över till förvaltaren. Se 12CG4 Övertagandebesked.

Dokument
Kontakter