Syfte
Syftet med övertagandebesked (ÖTB) är att projektet informerar den förvaltande organisationen om vilka anläggningar inom arbetsområdet som ska regleras till den förvaltande organisationen och när. En förutsättning för att den förvaltande organisationen ska ta över en anläggning från projektorganisationen är godkänd för- eller slutbesiktning. Den förvaltande organisationen använder bland annat informationen för att reglera sina olika drift- och funktionsavtal samt för att uppdatera kartverk.
Ansvar
Projektets byggledare ansvarar för att kalla förvaltaren till övertagande samt tillse att förvaltarens representanter har godkänt övertagandet genom att signera övertagandebeskedet. Projektets byggledare ska tillse att övertagandebeskedet är ifyllt samt att dokumentationen är tillgänglig för förvaltarens representanter senast vid syn inför besiktning.
Projektets byggledare ansvarar för att informera förvaltaren om förbesiktning inte verkställs eller slutbesiktningen inte blir godkänd, samt nytt datum för när övertagandet gäller.
När ska mallen användas?
Mallen ”övertagandebesked” ska användas för att reglera när förvaltaren tar över ansvaret för anläggningen i samband med för- eller slutbesiktning, se bild nedan. Övertagandebesked används inte för spåranläggningar, för överlämning av spåranläggningar se SÄO. För överlämning av skötsel av spårvagnshållplatser och vegetationsytor i spårområde ska, utöver rutiner enligt SÄO, även driftförändring göras för att säkerställa att skötsel kommer igång och tas bort vid rätt tillfälle. ”Driftförändring (mall)” används för dessa anläggningar även vid slutbesiktning (istället för ”övertagandebesked (mall)”) se 12CG3 Driftförändring.
Övertagandet ska genomföras i god tid innan för- eller slutbesiktning. Övertagandebeskedet gäller från och med angiven godkänd för- eller slutbesiktning under förutsättning att alla förvaltarens verksamhetsområden har godkänt övertagandet genom att signera övertagandebeskedet.
Övertagandet kan med fördel genomföras i samband med syner av div. discipliner inom projektet i de fall där det inte är lång tid mellan syn och för- eller slutbesiktning, se 13MA Syn inför besiktning.
I de pågående projekt där ingen driftförändring gjorts vid byggstart ska även avgående mängder redovisas. Detta för att totalen ska bli rätt i förvaltarens kartverk.
Har projektet möjlighet att bifoga arbetsområdet som dwg-fil enligt 12AJ1 Drift- och underhållsgranskning, rubrik ” Väglinjeförändringar/Kantlinjer, Mittlinjer och Arbetsområde DWG” så kan förvaltaren hjälpa till att ta fram avgående mängder. Då behöver inte projektets representant själv fylla i alla avgående mängder i mallen. Arbetsområdet och övertagandebeskedet behöver då skickas till Kompetens ”TKgeodata” minst 10 arbetsdagar innan projektet behöver det.
Observera att dokumentet ”klottersanering” ska bifogas för berörda anläggningar, se 12CG10 Klotterskydd och klottersanering.
Observera att vid in- och urkoppling av elanläggningar ska entreprenör kontaktas, se 12SA Kravspecifikation belysningsanläggning.
Vilka dokument ska bifogas?
Tillsammans med ifyllt övertagandebesked ska alltid en översiktskarta, som tydligt markerar vilket område som avses, bifogas. Dokumentation enligt mall ”övertagandebesked” lämnas över från projektets byggledare till den förvaltande organisationens byggledare innan besiktning till respektive kontaktperson under aktuella rubriker i listan nedan. Dokumentationen behövs för att den förvaltande organisationen ska kunna ta hand om anläggningen till dess att relationshandlingen inkommer.
Skillnad mellan ”driftförändring” och ”övertagandebesked”
Till skillnad från mallen ”driftförändring” används ”övertagandebesked” för att reglera övertagande av ansvar för anläggningarna, inklusive skötsel, mellan projektorganisationen och förvaltaren i samband med för- eller slutbesiktning. Driftförändring används för att reglera ansvaret av skötsel mellan projektorganisationen och förvaltaren, exempelvis när en anläggning helt eller delvis kommer att byggas om eller ingå i arbetsområdet, se 12CG3 Driftförändring
Vem ska kallas i samband med övertagande?
Samtliga kontakter finns i 1CA Kontaktlista drift- och funktionsentreprenörer.
Gatuanläggningar och dagvatten exklusive spårvagnshållplatser
Stadsmiljöförvaltningens byggledare, Kompetens ”Ent – Gatuunderhåll” samt Kompetens ”Ent – Vinter- och barmarksrenhållning” för berört geografiskt område, ska kallas.
Gata spårvagnshållplats och vegetationsytor i spårområde
För överlämning av skötsel för spårvagnshållplatser och vegetationsytor i spårområde, se 12CG3 Driftförändring.
”Driftförändring (mall)” används för dessa anläggningar även vid slutbesiktning (istället för ”övertagandebesked (mall)”).
Belysning
Stadsmiljöförvaltningens byggledare, entreprenör och förvaltare. Se Kompetens ”Ent – Belysning” för berört geografiskt område.
Trafiksignal
Stadsmiljöförvaltningens byggledare, entreprenör och förvaltare. Se Kompetens ”Ent – Trafiksignaler” för berört geografiskt område.
Tekniska anläggningar
Stadsmiljöförvaltningens byggledare, se respektive område nedan:
Avfuktare
Se Kompetens ”Ent – Tekniska anläggningar”
Cykelpumpar
Se Kompetens ”Ent – Tekniska anläggningar”
Elstople för torghandel
Se Kompetens ”Ent – Tekniska anläggningar”
Fläktar
Se Kompetens ”Ent – Tekniska anläggningar”
Hissar
Se Kompetens ”Ent – Tekniska anläggningar”
Katodskydd
Se Kompetens ”Ent – Tekniska anläggningar”
Markvärme
Se Kompetens ”Ent – Tekniska anläggningar”
Oljeavskiljare
Se Kompetens ”Ent – Tekniska anläggningar”
Pumpanläggning (kopplad till elanläggning)
Se Kompetens ”Ent – Tekniska anläggningar”
Rulltrappor
Se Kompetens ”Ent – Tekniska anläggningar”
Byggnadsverk – broar, tunnlar, bergsskärningar, stödmurar, tråg, kajer med flera
Stadsmiljöförvaltningens förvaltare.
Se kompetens ”Ent – Byggnadsverk” för berört geografiskt område.
Park, natur och vegetation i gatumiljö, exklusive vegetationsytor i spårområde
Stadsmiljöförvaltningens förvaltare.
Se Kompetens ”Ent – Vegetationsytor och träd” för berört geografiskt område.
Konstverk
Stadsmiljöförvaltningens förvaltare se Kompetens ”Ent – Övrigt i gaturummet”
Till vem ska övertagandebeskedet skickas?
Undertecknat och skannat övertagandebesked skickas av projektets byggledare till respektive berörd förvaltare samt närvarande vid övertagandet. Om det finns en mottagarkoordinator i projektet skickar projektets byggledare det undertecknade övertagandebeskedet till mottagarkoordinatorn för distribution, se Kompetens ”Bevakande projektledare”.
För externa exploateringar är det stadsmiljöförvaltningens bevakande projektledare som projektets byggledare ska skicka det undertecknade övertagandebeskedet till. Den bevakade projektledaren distribuerar informationen.
Belysning
Se 1CA Kontaktlista drift- och funktionsentreprenörer, Kompetens ”Ent – Belysning” för berört geografiskt område.
Trafiksignal
Se 1CA Kontaktlista drift- och funktionsentreprenörer, Kompetens ”Ent – Trafiksignal” för berört geografiskt område.
Tekniska Anläggningar
Se 1CA Kontaktlista drift- och funktionsentreprenörer, Kompetens ”Ent – Tekniska anläggningar”.
Byggnadsverk
Se 1CA Kontaktlista drift- och funktionsentreprenörer, Kompetens ”Ent – Byggnadsverk” och/eller ”Ent – Stadens vattenvägar”.
Park, natur och vegetation i gatumiljö, exklusive vegetationsytor i spårområde
Se 1CA Kontaktlista drift- och funktionsentreprenörer, Kompetens ”Ent – Vegetationsytor och träd”.
Gatuanläggningar och dagvatten, exklusive spårvagnshållplatser
Se 1CA Kontaktlista drift- och funktionsentreprenörer, Kompetens ”Ent – Vinter- och barmarksrenhållning” och ”Ent – Gatuunderhåll”.
Spårvagnshållplatser och vegetationsytor i spårområde
Se 1CA Kontaktlista drift- och funktionsentreprenörer, Kompetens ”Ent – Spårvagnshållplatser”.
Se 1CA Kontaktlista drift- och funktionsentreprenörer, Kompetens ”Ent – Spårvägsanlägggningar” med kommentar ”Vegetationsytor”.
För skötsel av spårvagnshållplatser ska, utöver rutiner enligt SÄO, även driftförändring göras för att säkerställa att skötsel kommer igång och tas bort vid rätt tillfälle. Driftförändring används för dessa anläggningar även vid slutbesiktning (istället för övertagandebesked).
Uppdatering av kartor
Se Kompetens ”TKgeodata”.
Kontaktcenter
Se Kompetens ”Kontaktcenter”.