Arbetsgång granskning
Arbetsgång som beskrivs här gäller för kap 12AJ1, 12AJ2, 12AJ4, 12AJ5, 12AJ6, 12AJ7 och 12AJ8.
Föranmälan
Alla som ska granska projektets handlingar ska få en föranmälan. Föranmälan ska göras via e-post. Mall granskningssynpunkter med fliken projektinfo ifylld ska skickas med föranmälan tillsammans med en översiktskarta och en ifylld dokumentöversikt. Detta för att informera granskarna om projektets omfattning. I föranmälan anges när och hur handlingarna görs tillgängliga för granskarna och när granskningssynpunkterna senast ska vara konsulten som upprättat granskningshandlingen, tillhanda. Konsulten kontrollerar om utökad tid för granskning beslutats.
Föranmälan ska skickas senast 3 veckor innan granskningshandlingarna ska vara granskarna tillhanda.
För handlingar som skickas in under semesterperioden ska föranmälan göras minst tre veckor innan semesterperiodens start.
Avstegslista
Ett avsteg är något som skiljer sig från standard alternativt specificerat krav.
Avstegslistan ska arbetas med regelbundet i upprättandet av projekteringshandlingen. Konsult som uppdaterar avstegslista ska stämma av med projektledare alternativt Bevakande projektledare och granskare regelbundet.
Avstegslistan ska skickas med som en del av granskningshandlingen. Alla granskare ska få tillgång till avstegslistan. Har granskare synpunkter på de avsteg som finns i avstegslistan ska de dokumenteras i ”Granskningssynpunkter”.
Efter avslutad granskning ska avstegslistan uppdateras med eventuella motiveringar, synpunkter och beslutade nya avsteg.
Se ”Vägledning_avstegslista” till höger på sidan för mer information om hur avstegslistan ska fyllas i.
Granskningssynpunkter
Konsult som upprättar granskningshandlingen fyller i fliken projektinfo i mallen granskningssynpunkter innan föranmälan skickas ut. Om projektet behöver informera granskarna om något specifikt för den kommande granskningshandlingen används ”Information från projekt till granskare” i fliken projektinfo för det.
Granskarna fyller i fliken ”granskningssynpunkter” och returnerar den ifylld med sina synpunkter.
Se även vägledning_granskningssynpunkter för mer information om hur granskningssynpunkter ska fyllas i. Båda filerna finns till höger på sidan.
Uppföljning av granskningssynpunkter
I mall granskningssynpunkter finns det 6 flikar (nr 3-8) som beskriver när handlingar skickas ut och när granskningssynpunkter kommer tillbaka från respektive granskare. Konsulten som upprättar granskningshandlingen ska fylla i detta när handlingarna skickas ut och till vilka de skickas ut, samt när granskningssynpunkterna kommer tillbaka. Informationen används för att följa upp att alla som fått handlingarna svarar och om eventuell påminnelse behöver skickas ut.
Tider för granskning
Granskningsperiod
I normala fall är granskningsperioden minst 15 arbetsdagar för att granska handlingarna. Kortare granskningsperioder är inte tillåtet. Sista datum för granskningssynpunkter anges i filen granskningssynpunkter i fliken ”projektinfo”.
Det är i projektplanen granskningsperiodens längd framgår. Kontakta projektledare för information.
Stängt för granskning
Granskning utförs inte under semesterperioden vecka 28-31 och vecka 51-52. För handlingar som skickas ut under de här perioderna ska sista datum för inlämning räknas från semesterperiodens slut.
För att garantera att få in granskningssynpunkterna innan semesterperioderna startar ska handlingarna skickas ut i god tid innan, helst mer än 15 arbetsdagar, så sista datum för granskningssynpunkter infaller innan semesterperioden startar.
Besluta om granskningssynpunkter
Projektledaren ska fatta beslut om granskningssynpunkter ska arbetas in i handlingen utifrån granskarens granskningssynpunkter.
Vid motstridiga granskningssynpunkter äger projektledaren rätt att fatta beslut om hur det ska hanteras. Vid motstridiga granskningssynpunkter kan granskningsmöte hållas. Då kallas de granskare och deras beställare som är berörda innan beslutet fattas för att möjliggöra en kompromiss mellan flera intressenter.
Undantag från ovanstående är granskningssynpunkter som påverkar spårvagnsanläggningen där har projektledaren inte mandat att fatta beslut, se stadsmiljöförvaltningens delegationslista.
Återkoppla till granskare
Konsult som upprättat granskningshandlingen fyller i de kolumner i ”granskningssynpunkter” som berör projektets återkoppling till granskarna och skickar ut den till berörda granskare, senast 10 arbetsdagar efter beslutet fattats. Se ”Vägledning granskningssynpunkter” till höger på sidan.
Granskning av bygglovsansökan
I de projekt där projekten söker bygglov för anläggningar som ingår i entreprenaden ska bygglovsansökan granskas innan den skickas in till stadsbyggnadsförvaltningen. Detta avser anläggningar som ska ägas av Staden.
Bygglovsansökan behöver eventuellt skickas ut vid en annan tidpunkt än övriga granskningshandlingar för att säkerställa att bygglovet hinner handläggas i tid.
För prefabricerade konstruktioner som ska granskas innan bygglovet söks behöver drift- och underhållsinstruktioner skickas med i granskningen av bygglovsansökan.
Där bygglovshandlingen granskas innan granskningshandlingen skickas ut ska bygglovet alltid biläggas granskningshandlingen.
För bygglovsansökan avseende spåranläggningar gäller rutin enligt SÄO.
Undantag från arbetsgång
För 12AJ3 ledningsverkens granskning gäller inte arbetsgång enligt ovanstående, se kapitel 12AJ3 Ledningsverkens granskning för instruktioner.
Arbetsgång för utformnings- och konstruktionsgranskning för granskningsområdet byggnadsverk beskrivs i kapitel 12AJ2 Utformnings- och konstruktionsgranskning. Se under rubriken ”För stadsmiljöförvaltningens projekt eller där Trafikverket bygger anläggningar för Göteborgs Stad” för instruktioner om avvikande arbetsgång.
Särskilt förfarande vid extern utförare av projekt
Vid extern utförare av projekt, där stadsmiljöförvaltningen ska överta anläggningar med ansvar för drift och underhåll vid färdigställande, ska stadsmiljöförvaltningens roll ”projektledare” i detta kapitel ersättas med ”bevakande projektledare” (se kompetens ”Bevakande projektledare” till höger på sidan).
Den bevakande projektledaren tillhandahåller stadsmiljöförvaltningens IS/II-kod (D-kod) och diarienummer som ska fyllas i granskningssynpunkter (mall) diarienumret ska användas i namnsättningen av ritningarna innan handlingen skickas på granskning. Den bevakande projektledaren ska alltid få en kopia av granskningshandlingen.
Leverans av granskningshandling
Handlingarna skickas via e-post eller fildelningsfunktion. Notera att om handlingarna delas via en fildelningsfunktion måste handlingarna gå att laddas ner av respektive granskningsområde. Fildelningsfunktioner där handlingarna raderas efter första nedladdningen får inte användas.
Används fildelningsfunktion ska granskarna få ett e-postmeddelande med en länk till var de kan ladda ner handlingarna.
Handlingarna ska enkelt gå att ladda ner som ett paket, fildelningsfunktioner där varje handling behöver laddas ner separat ska inte användas. Det ska vara tydligt vem avsändaren av den delade handlingen är så det finns en kontaktperson att fråga om det exempelvis inte går att ladda ner den.
För handlingar med sekretess, kontakta projektledaren för hantering enligt gällande rutiner.
Granskningshandlingarna skickas till respektive granskare för varje granskningsområde, enligt 1C Kontaktlista. I kontaktlistan är granskningarna uppdelade i kompetensområde:
- 12AJ1 Drift- och underhållsgranskning
- 12AJ2 Utformnings- och konstruktionsgranskning
- 12AJ4 Granskning av miljöplaner
- 12AJ5 Granskning av Administrativa Föreskrifter
- 12AJ6 Granskning av Arbetsmiljöplan
- 12AJ7 Leverans av kartinformation
- 12AJ8 Granskning av bygglovsansökan
Under respektive granskningsområde beskrivs vilka handlingar som ska granskas. Då granskarna har många projekt som ska granskas ska projektören dela upp handlingen så respektive granskare endast får tillgång till de ritningar/dokument som är specificerade i kapitel 12AJ1, 12AJ2, 12AJ4, 12AJ5, 12AJ6, 12AJ7 och 12AJ8 för deras granskningsområde.
Granskningshandlingarna ska levereras i formatet PDF (undantag är 12AJ7 Leverans av kartinformation där även dwg-filer ska levereras samt de avsnitt i respektive underkapitel där det anges att även dwg-ritningar ska skickas med). I detta skede ska inte PDF:erna levereras som PDF/E-1 övriga krav för formatet PDF enligt 12DA1 Format gäller.
Tillsammans med granskningshandlingarna ska alltid:
- Ifylld/uppdaterad avstegslista bifogas. Mallen finns till höger på sidan.
- Alla ritningar namnges enligt 12CE6 Ritningsnumrering byggritningar ex 76615-1001.pdf.
- En ritningsförteckning.
- Granskningssynpunkter med ifyllda uppgifter om projektet i fliken ”projektinfo” bifogas.