Stadsmiljöförvaltningens e-arkiv skapar upp automatiska taggar på filer som sorteras in i mappstrukturen nedan. Det är mycket viktigt att du sorterar in filerna under rätt mapp så att filen får rätt tagg i systemet och kan hittas vid ett senare tillfälle.
För namnsättning av handlingar, se avsnitt ”Namnsättning av handlingar” i 12CF1 Dokumentationskrav för Teknisk dokumentation (Relationshandlingar). Det finns även ett exempel på en ifylld dokumentöversikt för vägledning, se ”dokumentöversikt exempel” till höger på sidan. Observera att exemplet inte innehåller alla möjliga varianter och handlingar som kan förekomma i ett projekt.
I mappstrukturen används följande förkortningar:
- Dokument PG innebär Projektgemensamma dokument
- Dokument VO innebär Verksamhetsområdesspecifika dokument
- Rubrikerna i 12CF1 Dokumentationskrav för Teknisk dokumentation (Relationshandlingar) med underkapitel överensstämmer med mapparna i mappstrukturen och de gråa rubrikraderna i dokumentöversikten. Om det i rubriken står ett förkortat namn inom parentes så har det namnet kortats ner i mappstrukturen för att undvika att sökvägen blir för lång, exempelvis DoU-instruktioner. För mer information se 12CF1 Dokumentationskrav för Teknisk dokumentation (Relationshandlingar).
Projekten ska följa nedan krav för dokumentöversikten/mappstrukturen:
- Alla projekt ska leverera data under de fem (5) mapparna i nivå 2.
- Du får inte lägga ett dokument direkt under mappnivå 1 eller 2 med undantag för mappen ”Dokumentöversikt”.
- Mappnivå 1 och 2 är låsta och inga mappar får läggas till eller tas bort i den här nivån.
- Du får inte byta namn på de mappar som finns i mappstrukturen.
- Du får inte skapa en ny mapp om det redan finns en mapp för ändamålet.
- Det är tillåtet att lägga till mappar under ”dokument PG” och ”dokument VO” om du har dokument som inte passar i någon fördefinierad mapp.
- Finns det en mapp för ändamålet ska dokumentet läggas i denna, alternativt en mer specificerad undermapp.
- Dina skapade mappar får inte innehålla förkortningar som inte är branschstandard och ska formuleras i singular obestämd form. (t.ex. inte ”besiktningar” utan ”besiktning”). Försök att undvika att ha långa mappnamn.
- Det är inte tillåtet att någonstans i filsturkturen lägga till undermappar som resulterar i en mappstruktur som är mer än 8 mappar ”djup”. Mappen ”dokument PG” ligger på nivå 2 av 8. En djup filstruktur kan resultera i problem med långa sökvägar.
- Alla projektets ritningar ska läggas under mapp ”Ritning” i PDF- samt DWG-format. Lägg respektive format i anvisad mapp i mappstrukturen. Observera att i dokumentöversikten behöver du bara registrera en rad för båda formaten (undantag från strukturen).
- Alla modellfiler ska läggas under mapp ”Modellfil” i respektive undermapp enligt dokumentöversikten.
- Du behöver inte rensa bort tomma mappar.
- Katalogstrukturen, inklusive dokument ska speglas i dokumentöversikten, lägger du till en undermapp i katalogstrukturen behöver du även lägga till en grå rubrikrad i dokumentöversikten på motsvarande plats. För varje nivå ska rubrikraden flyttas in en kolumn så att det motsvarar mappstrukturen, se ”dokumentöversikt exempel”.
I ”Dokumentöversikt exempel” kan du se exempel på var olika filer ska sparas i katalogstrukturen nedan. Du ska ladda ner ”Katalogstruktur relationshandlingar” till höger på sidan. ”Dokumentöversikt exempel” följer med i katalogstrukturen du laddar ner. Exempelfilen ska inte bifogas leveransen.
