Detta kapitel beskriver det arbetssätt som ska tillämpas vid granskning i skedet för en detaljprojektering och riktar sig till den roll som upprättar granskningshandling. Arbetssättet kan vara tillämpbart även för granskning i tidiga skeden, men kan behöva anpassas då innehåll och leverans kan skilja sig från skedet för detaljprojektering.
Avstegslista
Ett avsteg är något som skiljer sig från standard alternativt specificerat krav.
När avsteg är beslutat ska det arbetas in i avstegslista. Avstegslistan ska skickas med som en del av granskningshandlingen. Alla granskare ska få tillgång till avstegslistan. Granskare har möjlighet att lämna synpunkter på de avsteg som finns i avstegslistan vid ett granskningstillfälle. Efter avslutad granskning ska avstegslistan uppdateras med eventuella motiveringar, synpunkter och beslutade nya avsteg.
Se ”Vägledning avstegslista” till höger på sidan för mer information om hur avstegslistan ska fyllas i.
Granskningsperiod
Granskningsperioden ska vara minst 15 hela arbetsdagar. Sista datum för granskningssynpunkter anges i filen granskningssynpunkter i fliken ”projektinfo”.
Projektet kan ta beslut om att förlänga granskningsperioden vilket i sådana fall dokumenteras i projektplanen. Kontakta projektledare för information om granskningsperiodens längd.
Stängt för granskning
Granskning utförs inte under semesterperioden vecka 28 till och med vecka 31 samt vecka 51 och vecka 52.
För handlingar som skickas ut under de här perioderna ska sista datum för inlämning räknas från semesterperiodens slut. För att få in granskningssynpunkter innan en semesterperiod måste hela granskningsperioden infalla innan semesterperiodens start.
Arbetssätt granskning
Arbetssätt som beskrivs här gäller för kap 12AJ1, 12AJ2, 12AJ4, 12AJ5, 12AJ6, 12AJ7, 12AJ8 och 12AJ9.
Granskningsområden med avvikande arbetssätt
För 12AJ3 ledningsverkens granskning gäller arbetssätt enligt kapitel 12AJ3 Ledningsverkens granskning.
För utformnings- och konstruktionsgranskning för granskningsområdet byggnadsverk med underrubrik ”För stadsmiljöförvaltningens/exploateringsförvaltningens projekt eller där Trafikverket bygger anläggningar för Göteborgs Stad” gäller arbetssätt enligt motsvarande rubrik i 12AJ2 Utformnings- och konstruktionsgranskning.
Föranmälan
Alla som ska granska projektets handlingar ska få en föranmälan. Följande ska genomföras vid föranmälan:
- Kontrollera om utökad tid för granskning beslutats.
- Fylla i fliken projektinfo i mallen granskningssynpunkter.
- Fylla i ”Information från projekt till granskare” i fliken projektinfo om projektet behöver informera granskarna om något specifikt för den kommande granskningshandlingen.
- Ange i föranmälan när och hur handlingarna görs tillgängliga för granskarna och när granskningssynpunkterna senast ska vara projektet tillhanda.
- Skicka ut föranmälan via e-post senast 15 hela arbetsdagar innan granskningshandlingarna ska vara granskarna tillhanda. Mall granskningssynpunkter med fliken projektinfo ifylld ska skickas med föranmälan tillsammans med en översiktskarta och en ifylld dokumentöversikt.
För handlingar som skickas ut under semesterperioden ska föranmälan göras minst 15 hela arbetsdagar innan semesterperiodens start.
Se ”Vägledning granskningssynpunkter” för information om hur Granskningssynpunkter (mall) ska fyllas i.
Granskning av bygglovsansökan
Där projekten söker bygglov för anläggningar som ingår i entreprenaden ska bygglovsansökan granskas innan den skickas in till stadsbyggnadsförvaltningen. Detta avser anläggningar som ska ägas av Staden. Se 12AJ8 Granskning av bygglovsansökan.
Bygglovsansökan behöver eventuellt skickas ut vid en annan tidpunkt än övriga granskningshandlingar för att säkerställa att bygglovet hinner handläggas i tid.
För prefabricerade konstruktioner som ska granskas innan bygglovet söks, behöver drift- och underhållsinstruktioner skickas med i granskningen av bygglovsansökan.
Där bygglovshandlingen granskas innan granskningshandlingen skickas ut ska bygglovet, i den fas i bygglovsansökan den befinner sig, biläggas granskningshandlingen.
För bygglovsansökan avseende spåranläggningar gäller rutin enligt SÄO.
Leverans av granskningshandling
Handlingarna skickas via e-post eller fildelningsfunktion. Notera att om handlingarna delas via en fildelningsfunktion måste handlingarna gå att laddas ner av respektive granskningsområde. Fildelningsfunktioner där handlingarna raderas efter första nedladdningen får inte användas. Granskningshandlingarna ska vara tillgängliga för nedladdning under hela granskningsperioden.
Används fildelningsfunktion ska granskarna få ett e-postmeddelande med en länk till var de kan ladda ner handlingarna.
Handlingarna ska enkelt gå att ladda ner som ett paket, fildelningsfunktioner där varje handling behöver laddas ner separat ska inte användas. Det ska vara tydligt vem avsändaren av den delade handlingen är så det finns en kontaktperson att fråga om det exempelvis inte går att ladda ner den.
För handlingar med sekretess, kontakta projektledaren för hantering enligt gällande rutiner.
Granskningshandlingarna skickas till respektive granskare för varje granskningsområde, enligt 1C Kontaktlista. I kontaktlistan är granskningarna uppdelade i kompetensområde:
- 12AJ1 Drift- och underhållsgranskning
- 12AJ2 Utformnings- och konstruktionsgranskning
- 12AJ4 Granskning av miljöplaner
- 12AJ5 Granskning av Administrativa Föreskrifter
- 12AJ6 Granskning av Arbetsmiljöplan och arbetsmiljödokument
- 12AJ7 Leverans av kartinformation
- 12AJ8 Granskning av bygglovsansökan
- 12AJ9 Granskning av Mobility management i byggskedet
Under respektive granskningsområde beskrivs vilka handlingar som ska granskas. Då granskarna har många projekt som ska granskas ska projektören dela upp handlingen så respektive granskare endast får tillgång till de ritningar/dokument som är specificerade i kapitel 12AJ1, 12AJ2, 12AJ4, 12AJ5, 12AJ6, 12AJ7, 12AJ8 och 12AJ9 för deras granskningsområde.
Granskningshandlingarna ska levereras i formatet PDF (undantag är 12AJ7 Leverans av kartinformation där även dwg-filer ska levereras samt de avsnitt i respektive underkapitel där det anges att även dwg-ritningar ska skickas med). I detta skede ska PDF:erna inte levereras som PDF/E-1. Övriga krav för formatet PDF enligt 12DA1 Format gäller. Alla ritningar namnges enligt 12CE6 Ritningsnumrering byggritningar ex 76615-1001.pdf.
Tillsammans med granskningshandlingarna bifogas alltid:
- Ifylld/uppdaterad avstegslista. Mallen finns till höger på sidan.
- En ritningsförteckning.
- Granskningssynpunkter med ifyllda uppgifter om projektet i fliken ”projektinfo”.
- Granskningssynpunkter från tidigare skeden.
- Ifylld dokumentöversikt.
- Översiktsritning för orientering.
Dokumentera när handlingarna skickas ut och till vilka de skickas ut i mall Granskningssynpunkter (mall) (flikarna nr 3-9).
Granskarna återkopplar
Granskarna fyller i fliken ”Granskningssynpunkter” och returnerar den ifylld med sina synpunkter.
Uppföljning av granskarnas återkoppling
Fyll i flikarna 3-9 i dokument Granskningssynpunkter när granskningssynpunkterna kommer tillbaka.
Bevaka att granskningssynpunkterna kommer in i tid och skicka påminnelse via e-post till de granskare som inte svarat när två (2) arbetsdagar av granskningsperioden kvarstår. Påminnelsen ska innehålla Granskningssynpunkter(mall) med fliken projektinfo ifylld.
Sammanställ granskningssynpunkter
Sammanställ granskningssynpunkter från samtliga inkomna svar till ett gemensamt dokument.
Dokumentera beslut om granskningssynpunkter
Gå igenom granskningssynpunkterna tillsammans med projektledare.
Projektledaren ska fatta beslut om granskningssynpunkter. Dokumentera beslut i ”projektets återkoppling” i dokument granskningssynpunkter.
Dokumentera avsteg
Beslutade granskningssynpunkter som resulterar i ett avsteg ska dokumenteras i avstegslistan.
Återkoppla hantering av granskningssynpunkter
Återkoppla till respektive granskare genom att skicka den ifyllda sammanställda listan med granskningssynpunkter inom tio (10) hela arbetsdagar. Om det behövs mer tid för hantering av granskningssynpunkter ska detta återkopplas till granskarna så snart som möjligt. Meddelande om försening ska göras senast sista dagen för återkoppling och ska innehålla nytt datum för återkoppling.
Ny granskning
Ny granskning av omarbetad del av granskningshandlingen ska alltid ske om granskningssynpunkt på nivå A lämnats vid granskningstillfället.
Hantera stängning av synpunkter
Kontrollera att alla granskningssynpunkter kommer tillbaka ”stängda” från granskare. Kontakta projektledaren om granskare inte är nöjd med beslutet och inte stängt granskningssynpunkten.
Om granskare inte återkopplar inom fem (5) hela arbetsdagar kan granskningssynpunkt stängas. Meddela granskare att granskningssynpunkter blivit stängda på grund av utebliven återkoppling.
Särskilt förfarande vid extern utförare av projekt
Vid extern utförare av projekt, där stadsmiljöförvaltningen ska överta anläggningar med ansvar för drift och underhåll vid färdigställande, ska stadsmiljöförvaltningens roll ”projektledare” i detta kapitel ersättas med ”bevakande projektledare” (se kompetens ”Bevakande projektledare” till höger på sidan).
Den bevakande projektledaren tillhandahåller stadsmiljöförvaltningens IS/II-kod (D-kod) och diarienummer som ska fyllas i ”Granskningssynpunkter (mall)”. Diarienumret ska användas i namnsättningen av ritningarna innan handlingen skickas på granskning. Den bevakande projektledaren ska alltid få en kopia av granskningshandlingen.