2CF1 Instruktion dokumentöversikt
Här ges en vägledande instruktion till de handlingar som ingår i Dokumentöversikt (2CF). En detaljerad beskrivning av flödet av teknisk information ges i Relationshandlingar (2D). I de fall du är osäker på vad som ska ingå i relationshandlingen till trafikkontoret kontakta i första hand projektledaren alternativt ansvarig för teknisk dokumentation, se Underlag kontaktlista (2AD1).
Alla övriga handlingar (med undantag för ritningar/modellfiler (se Ritningsnumrering byggritningar (2CE6)) ska ha filnamn som tydligt beskriver handlingen, ex produktspecifikationer döps efter "typ av anläggning modellbeteckning" ex Belysning X12345.pdf, protokoll från möten döps ”platsmöte 20160101.pdf” eller ”samordningsmöte 20160101.pdf”. Använd namnen på filerna för att gruppera dem, dvs döp alla textfiler, produktbeskrivningar mm som avser samma anläggning med anläggningstypen först, ex Hiss xxx.pdf, Hiss yyy.pdf osv. Bilder och videofiler ska döpas ”plats datum”, exempel ”billdalsvägen 2017-01-01.jpg”. Handlingar som har tydliga namn i Bygghandlingen som bifogas relationshandlingen kan behållas.
Gör inte filnamnen för långa, då blir filerna svåra att hantera.
Alla dokument ska vara roterade till läsläge i formatet PDF 1.4 (PDF/A-1 enligt SS-ISO 19005-1:2005), detta för att säkerställa att handlingarna går att öppna många år framöver. Vissa dokument ska även levereras som DOCX o XLSX enligt dokumentöversikten. Eventuella e-postmeddelanden som bifogas relationshandlingen räknas som dokument och ska levereras som PDF/A-1.
Arbetsbevis trafiksignaler
Arbetsbeviset är en handling som visar när i tiden en trafiksignal helt eller delvis kommer att byggas om, eller ingå i entreprenadområde. Under byggnadstiden ansvarar entreprenören för signalanläggningens skick och funktion. Underlag till arbetsbeviset bifogas i samband med projektering, se Arbetsbevis trafiksignaler (2CG8).
Arbetsbevis gatubelysning
Arbetsbeviset är en handling som visar när i tiden gatubelysningen helt eller delvis kommer att byggas om, eller ingå i entreprenadområde. Under byggnadstiden ansvarar entreprenören för gatubelysningens skick och funktion. Underlag till arbetsbeviset bifogas i samband med projektering. Se Arbetsbevis gatubelysning (2CG9)
Avtal
Avtal som har slutits som berör projektets drift- och underhåll och andra förhållanden redovisas och ska framgå av slutbesiktningsprotokollet.
Beräkningar (hållfasthet, trafikflöden, belysning, spår, hållfasthet)
Beräkningar är mycket värdefulla för en längre tid än de 10 år som de vanligtvis lagras hos konsulten för projektet. Beräkningarna används vid behandling av omkonstruktioner och dispenser.
Beräkningar gällande en konstruktion/byggnadsverk ska vara inkluderade i dokumentationen som skickas i relationshandlingen. Handlingar ska märkas med BaTMan nummer för att lätt kunna avgöra vilken anläggning de avser. Handlingarna kommer att lagras i BaTMan tillsammans med ritningarna.
Byggmötesprotokoll
Byggmötesprotokoll/minnesanteckningar har samma status som kontrakt och är därför ett viktigt dokument i händelse av överenskommelser och/eller ändringar i entreprenadskedet.
Byggnadsverk
För byggnadsverk, omfattande broar, tunnlar, kajer, kanalmurar, stödmurar, färjelägen, flytbryggor, påldäck samt fribärande trappor, används arbetsritningar som underlag för notering om avvikelse.
För dessa gäller dokumentation enligt TRVK Bro 11 och TRVR Bro 11.
Till byggnadsverk hör även hissar och rulltrappor, kulvertar, bullerskärmar, bergskärningar, markvärme, pumpstationer och eventuellt byggnader som till exempel teknikrum.
Relationshandlingar för byggnadsverk omfattar i första hand redovisning av avvikelser med mera för själva konstruktionen. Till hjälp för att få med all information till slutdokumentationen finns dokumentet "Slutrapport - Byggnadsverk". Detta dokument ska användas som en innehållsförteckning där alla relevanta dokument ska bifogas. Konstruktionsritningar, detaljer, material, beskrivningar och relevant dokumentation ska bifogas. Konstruktionsritningar, detaljer, material, beskrivningar och föreskrifter, jämte protokoll och provningar. Lägesbestämningar för redovisning av avvikelser i relationsfilen, se även Relationsfil och relationsritningar (2DA) och mängdförteckning med beskrivande text/Teknisk Beskrivning (TBb), bro.
Alla ritningar och beräkningar ska märkas med BaTMan-nummer i projekteringsskedet.
Driftförändring gatubelysning
Handling som redovisar belysningsförändringar, nya stolpar, ändrade armaturer med mera lämnas senast i samband med driftbesiktning till driftansvarig. En omgång lyktplaner biläggs, se Driftförändring gatubelysning (2CG7).
Föroreningstest (tjärasfalt) Gata
En excelfil med gatunamn och koordinater (x,y) var provtagningen är utförd samt föroreningshalt ska redovisas i varje punkt. Om det går att bedöma i vilket lager av asfalten föroreningen finns och på vilket djup (z) ska informationen bifogas.
Excelfilen ska redovisa koordinaterna i olika kolumner, en för x, respektive y och eventuellt z.
Garantibevis
Kan till exempel vara garantibevis för växter, armaturer och andra produkter.
Garantisammanställning
Syfte med garantisammanställning är att samla allt material med garantiåtaganden som sträcker sig bortom entreprenadens garantitid till exempel vägbeläggningar.
Garantisammanställningen bör utöver garantitid ange vem som är ansvarig under garantitiden, material, byggledare, entreprenör med mera.
Geotekniska åtgärder
Till denna kategori arbeten hör bankpålning, lättfyllnader, tryckbankar, åtgärder för kompensation av grundvattenförändringar med mera. Arbetsritningar för geotekniska åtgärder används som underlag för notering om avvikelse. Till relationsritningar lämnas även protokoll, provningar med mera och kompletterande geotekniska undersökningar (rapporter och data, se Dokumentöversikt (2CF)), se även mängdförteckning med beskrivande text/Teknisk Beskrivning Geoteknik (TBb/geo).
Leverans av geotekniska handlingar ska ske enligt "Slutprodukt" Relationsfil och relationsritningar (2DA) och Dokumentöversikt (2CF).
Alla geotekniska handlingar ska samlas i mappen "Geoteknik" i katalogstrukturen, se Relationsfil och relationsritningar (2DA).
Granskningsprotokoll, banarbete
Vid spårarbete förs löpande ”Granskningsprotokoll banarbete” som fångar upp brister. Dessa utförs av trafikkontoret och ska vara framme två veckor före slutbesiktning.
Kvalitetssäkring och provningar
Av entreprenören överlämnad kvalitetsdokumentation och provning av material kommenteras vid besiktningar. Provning vad gäller byggnadsverk och geotekniska åtgärder bifogas relationshandlingarna. Övrigt sparas enligt anvisningar i Dokumentöversikten (2CF).
Miljökonsekvensbeskrivningar (MKB)
Om MKB finns ska den sparas. Även anmälningar och slutrapport till Miljöförvaltningen sparas.
Nöjdförklaring
Efter nyttjande av väg, mark och dylikt ska dessa återställas i det skick vari de befann sig då arbetet påbörjades. Om trafikkontoret inte ansvarar för marken ska nöjdförklaring från ansvarig markförvaltare överlämnas till besiktningsmannen vid slutbesiktningen.
Följande parter kan vara föremål för en nöjdförklaring: Ledningsägare, sidoentreprenörer, markägare, fastighetsägare och befintlig/kommande funktionsentreprenör. Handlingar ska vara upprättade inför "Syn inför slutbesiktning".
Platsmöte då beställare ej närvarar
Protokoll för ett platsmöte som upprättas då beställaren inte är direkt närvarande.
Produktspecifikationer, byggvarudeklaration
Produktspecifikation ska alltid bifogas. Den kan kompletteras/förtydligas med byggvarudeklaration. Det är viktigt att skicka med produktspecifikationer även för natursten, bänkar etc. eftersom det underlättar underhåll och framtida eventuell ersättning/komplettering av ex natursten.
Provtagningsresultat (asfalt, betong, sten, stål, infrastruktur, räls)
Provningsprotokoll (stålkvalitet, förprovning av betong med mera) ska ingå i den dokumenterade/arkiverade bygghandlingen, samt den uppdaterade relationshandlingen.
Redovisning av vegetationsytor längs gator och trafikleder
Relationshandling är avsedd att utgöra underlag för skötselplanering och uppdatering av park- och naturförvaltningens digitala skötselkartverk och ska redovisas i samband med alla ny- och ombyggnadsarbeten enligt Redovisning av vegetationsytor längs gator och trafikleder (2DF).
Riskanalys
Om Riskanalys finns ska den sparas.
Samordningsmöte
Samordningsmöte hålls då huvudentreprenör har kontrakterat en eller flera sidoentreprenörer.
Skötselanvisningar – leverantörsspecifika
Skötselanvisningar beträffande nya produkter ska inkluderas.
Skötselanvisningar – projektörsspecifika
I vissa fall kan det vara projektörens ansvar att ta fram skötselanvisningar. Byggnadsverk ska ha skötselanvisningar från projektör där projektören föreslagit en specifik produkt. Exempel är träbroar, bullerskärmar med mera som redan i projekteringsfasen bör erhålla specificerad skötselanvisning som därmed kan granskas i projekt- och D&U-granskning.
Skötselanvisningar gällande konstruktioner/byggnadsverk ska läggas in i BaTMan och därför alltid bifogas. Handlingarna ska vara märkta med BaTMan-nummer.
Skötselanvisningar för vegetationsytor
Är speciellt viktigt då entreprenören eller annan (inte park- och naturförvaltningen) sköter området mellan slutbesiktning och garantibesiktning. Etableringsskötsel under garantitiden ska utföras enligt park- och naturförvaltningens Etableringsskötsel av vegetationsytor längs gator och trafikleder under garantitiden (3R), med tillhörande underrubriker.
Slutreglering av projektet
Byggledarens slutsammanställning som redovisar entreprenadens slutkostnad, med utgångspunkt från mängdregleringar samt ändrings- och tilläggsarbeten.
Spåranläggningar
Protokoll från genomförd ibruktagandebesiktning samt godkännande av spåranläggning för trafikstart. Ibruktagandebesiktning ska utföras enligt trafikkontorets fastställda regler.
I spåranläggning ingår spår och hållplatser med tillhörande strömförsörjning, signal- och informationssystem, byggnader, vänthallar, belysningar, dräneringar etcetera.
En separat omgång relationsritningar redovisas över de anläggningar som enbart berör spåranläggningarna.
Startbesked för etableringsskötsel av vegetationsytor under garantitiden
Etableringsskötsel av vegetationsytor under garantitiden som ingår i entreprenaden ska följas upp av park- och naturförvaltningen. Bland annat ska park- och naturförvaltningens parkförvaltare kallas till syn av ”Vegetationsytor”, varje år i september, se Etableringsskötsel av vegetationsytor längs gator och trafikleder under garantitiden (3R).
Genom Startbesked för etableringsskötsel av grönytor under garantitiden (2CG6) informeras park- och naturförvaltningen om start- och sluttid för garantitiden samt får uppgifter om berörda kontaktpersoner.
Startmöte (uppstartmöte)
Syfte, målbeskrivning, se Projektgenomgång/startmöte (2AA).
Åtgärdsrapport underhåll, byggnadsverk
Vid brounderhåll används dokumentet ”Åtgärdsrapport underhåll, byggnadsverk”. Projektören ska använda detta dokument för att rapportera en åtgärdad skada.
Övertagandebesked
I syfte att förbättra förutsättningarna för drift- och underhåll samt möjlighet att byta leverantör ställs krav på att material- och produktinnehåll i övertagandebesked närmare måste specificeras och inkrävas vid projektavslut. Information som ska inkluderas är: material- och produktinformation, leverantörer, alternativa leverantörer, skötselinstruktioner, lagerhållning och leveranstider.
Övertagandebesked gatudrift
Handlingen redovisar berörda gator, anläggningar etcetera vid ny- och ombyggnad och visar att en förändring i gatudriftens omfattning snart äger rum, (normalt dagen efter slutbesiktningen). Vid etappvis utbyggnad ska övertagandebesked överlämnas löpande. Se Driftstart (2CG3).
Övertagandebesked trafiksignaler
Övertagandebesked trafiksignaler är en handling som visar när signalanläggningen återgår till funktionsentreprenaden. Se Övertagandebesked trafiksignaler (2CG4).
Övertagandebesked gatubelysning
Det är en är en handling som visar när belysningsanläggningen återgår till funktionsentreprenaden. Se Övertagandebesked gatubelysning (2CG5).
Övertagandebesked vegatationsytor
Protokoll från godkänd garantibesiktning av vegetationsytor, som ingår i entreprenaden delges Park- och naturförvaltningen och utgör därmed besked om att ytorna ska övergå till ordinarie skötsel