Den tekniska dokumentationen tjänar dels som underlag till uppdatering av olika kartverk och dataregister och dels startsignal och underlag till de enheter som ska utföra drift och underhåll.

Beslut om vilken teknisk dokumentation som är relevant information i det aktuella projektet sker i flera steg, se Processbeskrivning nedan.

För den tekniska dokumentationen ska det som en grundförutsättning ingå i entreprenörens kvalitetssäkring att alla arbeten sker i enlighet med kontrakt.

Konsultens ansvar vid upprättande av förfrågningsunderlag  

Samtliga handlingar ska levereras lagrade på CD med angivet filformat enligt Dokumentöversikt, beställarens dokumentation, med en filstruktur enligt Leverans av handlingar (2AK).

Konsult hämtar in underlag för detaljprojekteringen.

Konsult upprättar förfrågningsunderlag.

I bygghandlingen ingår en dokumentöversikt som levande styrdokument för teknisk dokumentation i både projekterings- och byggfaserna för det aktuella projektet. Eftersom dokumentöversikten ingår i förfrågningsunderlaget ingår den också i det granskningsunderlag som ska skickas till utsedda driftgranskare (se information om Drift- och underhållsgranskning (2AJ1) och Kontaktpersoner (Underlag kontaktlista (2AD1)).

Beställaren kan alltid besluta om fler eller färre dokument i dokumentöversikten. Beställaren fastställer dokumentöversikten. Konsult sammanställer det slutgiltiga förfrågningsunderlaget.

Konsult skickar dokumentöversikt, till exempel via epost, till TK Dok för lagring. På så sätt får TK Dok vetskap om vilka dokument som kan förväntas utifrån aktuellt projekt

Entreprenörens ansvar

Se TK AMA Anläggning, YCE.

Byggledarens ansvar

Byggledaren kontrollerar och undertecknar övertagandebesked tillsammans med entreprenör.

Byggledaren kontrollerar att samtliga dokument som finns listade i dokumentöversikten erhålles från entreprenören samt uppdaterar dokumentöversikten. Speciellt att notera är den kontrollfunktion på dokumentation som byggledaren har är till exempel att:

• Dokumentet finns i eller tillförs dokumentöversikten (infogas enligt Dokumentöversikt).
• Dokument levereras enligt tidplan till rätt mottagare till exempel övertagandebesked.
• Dokument har namngivits med projektets diarienummer samt innan dokumenten lämnas över till konsult för upprättande av relationshandling, se till att endast dokument som ska sparas för framtiden finns med så att konsult kan göra en ”digital kopia” för leverans till TK Dok.
• Om BaTMan nummer saknas på relationshandlingarna ska byggledaren tillse att handlingarna kompletteras med konstruktionsnunmmer (BaTMan nr).

Före slutbesiktning (antal dagar före, se Dokumentöversikten) ska byggledaren skicka/överlämna underlag till relationshandlingar till konsult tillsammans med från entreprenören komplett uppdaterad dokumentöversikt och undertecknade övertagandebesked. Se dokumentöversikten om vilka dokument som är aktuella att spara för projektet.

Ansvar för den konsult som upprättar teknisk dokumentation digitalt

Projektören, eller annan av beställaren upphandlad konsult, upprättar digitala relationshandlingar inklusive uppdaterad dokumentöversikt och skickar dessa till TK dok för lagring.

För filstruktur och distribution enligt Leverans av handlingar (2AK).

Effektiv dokumenthantering

Då TK dok vid varje dokumentleverans även får en dokumentöversikt med bifogade dokument förkryssade möjliggörs en effektiv bearbetning av lagring och distribution av dokumenten.

Med relationsfilen uppdateras ett flertal funktionella kartverk och databaser till exempel trafikkontorets ledningskarta, anläggningsregister, trafikkarta, driftkartverk för till exempel belysning, tele, optorör, signaler, övriga ledningsägare med flera.

Flödesschema

Figur 1. Åskådliggör hur dokumentflödet och kontrollfunktionen ser ut för beställarens dokumentation under ett projekt.

Figur 1: Flödet av teknisk dokumentation genom projekterings- och entreprenadfaserna. Notera byggledarens kontrollerande funktion.

Kartverk

Revidering av kartverk och databaser utförs av trafikkontorets upphandlade konsult.

Figur 2: Kartinformation – flöde

Bryts kedjan eller omotiverad fördröjning uppstår i någon "länk" kan allvarliga störningar uppstå i byggprocessen för nästa projekt på samma plats till exempel:

• Ökat fältarbete med mera i projekteringsfasen.
• Problem och ökade kostnader i byggfasen.
• Ökade risker för olyckor i byggfasen.
• Ökade risker för driftavbrott för ledningsägare.
• Ansvarig kan lagföras.

Funktionsentreprenader

Vid mindre gatuförändringar ska funktionsentreprenören skicka som minimum, beroende på arbetets art, en planritning till TK-dok, mailto:tkdok@tk.goteborg.se.

Entreprenad som bygger på avtal med kommunen, till exempel exploateringsavtal

För projekt där trafikkontoret ska överta ansvar för drift och underhåll enligt avtal ska det framgå av avtalet att teknisk dokumentation ska upprättas inklusive relationsfil och levereras till trafikkontoret. Omfattning enligt Relationsfil och relationsritningar (2DA) och Instruktion ifyllnad dokumentöversikt (2CF1).

Ledningsägare

Ledningsägare och andra som utför någon form av arbete inom trafikkontorets ansvarsområde i egen regi eller genom entreprenör, ansvarar för att tekniska dokumentation upprättas av de egna arbetena och att handlingarna lämnas till den för arbetet av trafikkontoret utsedd kontrollfunktion eller kontaktperson. Se även trafikkontorets "Bestämmelser för arbeten inom gatu- och spårområden i Göteborg" (Blå boken).

För Göteborgs förvaltningar och ledningsägare finns särskilda regler om teknisk dokumentation, se Ledningsverk/bolag (2AE1). För elkablar gäller särskilda regler. Så kallat tomrör (skyddsrör) ska även redovisas. Om inte redovisning sker kommer inte röret att kunna utnyttjas. Det måste vara känt i projekteringsfasen.