Den tekniska dokumentationen tjänar  som underlag till uppdatering av olika kartverk samt startsignal till de enheter som ska utföra drift och underhåll.

Beslut om vilken teknisk dokumentation som är relevant i det aktuella projektet sker i flera steg, se Processbeskrivning nedan.

Teknisk dokumentation ska ingå i entreprenörens kvalitetssäkring i enlighet med kontrakt.

Projektörens ansvar vid upprättande av förfrågningsunderlag  

Samtliga handlingar ska levereras digitalt med angivet filformat i Dokumentöversikten.  Filstruktur enligt Leverans av handlingar (2AK).

Projektören hämtar in underlag för detaljprojekteringen och upprättar förfrågningsunderlag.

I bygghandlingen ingår en dokumentöversikt som styrdokument för teknisk dokumentation. Den används i både projekterings- och byggfaserna för det aktuella projektet och uppdateras kontinuerligt. Beställaren kan alltid besluta om fler dokument ska upprättas och kompletteras i dokumentöversikten. Om projektet är mindre kan beställaren besluta att handlingar kan strykas. Projektören sammanställer det slutliga förfrågningsunderlaget. 

Projektören skickar, via e-post till TK Dok, dokumentöversikten i samband med leverans av väglinjeförändringar i granskningsskedet (se information om Drift- och underhållsgranskning (2AJ1)). Via dokumentöversikten får TK Dok kännedom om vilka dokument som förväntas komma in från aktuellt projekt i samband med kommande relationshandling. 

Entreprenörens ansvar

Se TK AMA Anläggning, YCE.

Byggledarens ansvar

Byggledaren kontrollerar och undertecknar övertagandebesked tillsammans med entreprenör.

Byggledaren kontrollerar att Underlag för samtliga handlingar, som finns listade i dokumentöversikten, kommer in från entreprenören. Byggledaren ska kontrollera att dokumentationen är korrekt, till exempel kontrollera att: 

• Alla handlingar finns registrerade i dokumentöversikten, och levereras till TK Dok. 
• Handlingar levereras enligt tidplan och till rätt mottagare.
• Alla handlingar har namngivits med projektets diarienummer. 

Om BaTMan nummer saknas på relationshandlingarna ska byggledaren se till att handlingarna kompletteras med konstruktionsnummer (BaTMan nr), innan relationshandlingarna skickas in till TK Dok. 

Före slutbesiktning (se Dokumentöversikten) ska entreprenören överlämna underlag för relationshandlingar till byggledaren tillsammans med uppdaterad dokumentöversikt och undertecknade övertagandebesked. Byggledaren ansvarar för att utsedd projektör får underlag för att färdigställa relationshandlingen och att handlingarna kommer till TK Dok inom angivna tidsramar. 

Ansvar för den projektör som upprättar teknisk dokumentation 

Projektören, eller annan av beställaren upphandlad konsult, upprättar digitala relationshandlingar inklusive uppdaterad dokumentöversikt och skickar dessa till TK dok.

För filstruktur och distribution enligt Leverans av handlingar (2AK).

Effektiv dokumenthantering

En ifylld dokumentöversikt underlättar för TK Dok att effektivt bearbeta och distribuera relationshandlingarna vidare för uppdatering av trafikkontorets drift- och underhållssystem. 

Med relationsfilen uppdateras ett flertal funktionella kartverk och databaser till exempel trafikkontorets ledningskarta, anläggningsregister, vägutrustningskarta, driftkartverk för till exempel belysning, signaler, med flera.

Flödesschema

Figur 1. Åskådliggör hur dokumentflödet och kontrollfunktionen ser ut för beställarens dokumentation under ett projekt.

Figur 1: Flödet av teknisk dokumentation genom projekterings- och entreprenadfaserna. Notera byggledarens kontrollerande funktion.

Kartverk

Revidering av kartverk och databaser utförs av trafikkontorets upphandlade konsult.

Figur 2: Kartinformation – flöde

Bryts kedjan eller omotiverad fördröjning uppstår i någon "länk" kan allvarliga störningar uppstå i byggprocessen för nästa projekt på samma plats till exempel:

• Ökat fältarbete i projekteringsfasen.
• Problem och ökade kostnader i byggfasen.
• Ökade risker för olyckor i byggfasen.
• Ökade risker för driftavbrott för ledningsägare.
• Ansvarig kan lagföras.

Funktionsentreprenader

Vid mindre gatuförändringar ska funktionsentreprenören skicka, som minimum beroende på arbetets art, en digital planritning i dwg-format AutoCAD 2013 eller tidigare till TK Dok. Omfattning enligt Relationsfil och relationsritningar (2DA) och Instruktion ifyllnad dokumentöversikt (2CF1).

Entreprenad som bygger på avtal med kommunen, till exempel exploateringsavtal

För projekt där trafikkontoret ska överta ansvar för drift och underhåll enligt avtal ska det framgå av avtalet att teknisk dokumentation ska upprättas inklusive relationsfil och levereras till trafikkontoret. Omfattning enligt Relationsfil och relationsritningar (2DA) och Instruktion ifyllnad dokumentöversikt (2CF1).

Ledningsägare

Ledningsägare och andra som utför någon form av arbete inom trafikkontorets ansvarsområde i egen regi eller genom entreprenör, ansvarar för att tekniska dokumentation upprättas av de egna arbetena och att handlingarna lämnas till den för arbetet av trafikkontoret utsedd kontrollfunktion eller kontaktperson. Se även trafikkontorets "Bestämmelser för arbeten inom gatu- och spårområden i Göteborg" (Blå boken).

För Göteborgs förvaltningar och ledningsägare finns särskilda regler om teknisk dokumentation, se Ledningsverk/bolag (2AE1). För elkablar gäller särskilda regler.