Allmänt

Relationshandlingar upprättas vid överlämnande av en produkt efter produktbestämning och produktframställning.

Relationshandlingen ska visa hur projektet verkligen blev efter beslut och revideringar under byggets gång. För anläggningar under mark ska även relationshandlingen visa anläggningar som är borttagna eller tagna ur drift.

Relationshandlingar omfattar samtliga informationsmängder som skapats i ett projekt och som fastställts som relationshandlingar. Relationshandlingarna utgörs enligt SS 32266:2008 av bygghandlingarna kompletterade med information om alla ändringar som skett under entreprenadtiden men som inte blivit införda i dessa. Resultatet ska visa det verkliga utförandet av den färdiga anläggningen.

Den utväxlade informationen i ett projekt består dels av administrativa och ekonomiska/- juridiska dokument, dels av tekniska dokument som inkluderar en mängd CAD-filer av olika slag, exempelvis modeller, ritningsdefinitionsfiler och plottfiler. Dessa blir, när projektet är genomfört, relationshandlingar för vidare användning i förvaltning.

Teknisk dokumentation ska ingå i entreprenörens kvalitetssäkring i enlighet med kontrakt.

Vid extern utförare av projekt där trafikkontoret ska överta anläggningar med ansvar för drift och underhåll ska det framgå av avtal mellan parterna att teknisk dokumentation av de kommunala anläggningarna ska upprättas, enligt 12DA Relationshandling med driftinformation. I samband med slutbesiktning kan en driftöverlämning göras, se 12CG3 Driftförändring alternativt 12CG4 Övertagandebesked för mer information. Ett övertagande ska alltid föregås av syn, se 13MA Syn inför besiktning

När en anläggning ska överlämnas ska trafikkontoret kontaktas, se kompetens ”Bevakande planeringsledare” till höger på sidan, för ett överlämnandemöte i samband med slutbesiktning. Där ska det stämmas av att villkoren i avtalet är uppfyllda samt att all dokumentation och handlingar angående anläggningen är upprättade. I samband med ovanstående ska anläggningen med tillhörande dokumentation godkännas av trafikkontoret.

Ansvar

Projektledare

• Ska säkerställa att information om garantitider, skötselinstruktioner och gränsdragningar lämnas till förvaltaren i samband med övertagandet
• Ska säkerställa att i samband med övertagandebesked övergår anläggningarna från projektet till förvaltaren och garantitiden börjar gälla, se 12CG4 Övertagandebesked.
• Projektledaren ansvarar för att relationshandlingen kvalitetsgranskas innan den lämnas vidare till tkdok

Byggledare projekt

• Ska följa ”Upprättad rutinbeskrivning för Trafikkontorets byggledare vid ny-/ombyggnad och underhållsentreprenader”
• Kontrollerar att överlämnade relationshandlingar överensstämmer med upprättad dokumentöversikt och att komplett underlag kommer in ifrån entreprenören
• Säkerställer att beslutade tider mot entreprenören för framtagande av underlag för relationshandlingar efterlevs
• Ansvarar för att utsedd projektör får underlag för att färdigställa relationshandlingen och att handlingarna kommer till TKdok inom angivna tidsramar
• Ansvarar för att kontrollera att BaTMan nummer finns på alla konstruktionsritningar och konstruktionsberäkningar innan handlingarna skickas ut för drift- och konstruktionsgranskning
• Byggledaren kontrollerar och undertecknar övertagandebesked tillsammans med entreprenör

Projektör

• Ska hämta in underlag för detaljprojekteringen och upprätta förfrågningsunderlag
• Ska upprätta en dokumentöversikt över vilka handlingar som kommer ingå i en slutdokumentation (relation) utifrån mall ”Dokumentöversikt”. Fylls i innan anbudsförfrågan/beställning av entreprenaden. Dokumentöversikten skickas digitalt till granskarna, se 12AJ Granskning. Via dokumentöversikten får granskarna kännedom om vilka dokument som förväntas komma in från aktuellt projekt i samband med kommande relationshandling och kan granska att relevanta handlingar upprättas. Handlingar som ska användas för uppdatering av trafikkontorets förvaltningssystem
• Upprättar slutdokumentation med filstruktur enligt 12DA Relationshandlingar med driftinformation.

Entreprenör

Se TK´s ändringar och tillägg till AMA Anläggning kod YCE.

Funktionsentreprenör

Vid förändrad linjeföring av gata, cykel-/ eller gångbana eller vid mindre förändringar ska funktionsentreprenören skicka, som minimum beroende på arbetets art, en digital planritning samt en dokumentöversikt med projektinformationen ifylld till TKdok. Ytskikts- och materialförändringar kan också vara aktuellt. Handlingarna ska följa specifikationer enligt 12DA Relationshandlingar med driftinformation. 

Flödesschema för projektdokumentation

Figur 1. Åskådliggör hur dokumentflödet och kontrollfunktionen ser ut för beställarens dokumentation under ett projekt.

Figur 1: Flödet av teknisk dokumentation genom projekterings- och entreprenadfaserna. Notera byggledarens kontrollerande funktion.

Figur 2: Kartinformation – flöde

Bryts kedjan eller omotiverad fördröjning uppstår i någon ”länk” kan allvarliga störningar uppstå i byggprocessen för nästa projekt på samma plats till exempel:

• Ökat fältarbete i projekteringsfasen
• Problem och ökade kostnader i byggfasen
• Ökade risker för olyckor i byggfasen
• Ökade risker för driftavbrott för ledningsägare
• Ansvarig kan lagföras

Ledningsägare

För trafikkontoret och park- och naturförvaltningens ledningar ska teknisk dokumentation ingå i relationshandlingen se 12DA Relationshandlingar och driftsinformation.

För Göteborgs förvaltningar och ledningsägare finns särskilda regler om teknisk dokumentation, se 12AE1 Ledningsägare. För elkablar gäller särskilda regler.