Syftet med dokumentöversikten är att minska kostnaden för hantering och framställning av teknisk dokumentation samt uppfylla gällande lagkrav för arkivering av relationshandlingen i en kommunal förvaltning.
Beskrivning
Nedan visas en översikt över den tekniska dokumentation som kan vara aktuell att hantera i ett projekt. Projektör ansvarar för att sammanställa dokumentöversikten till en dokumentöversikt för aktuellt projekt. Alla anläggningar som projektet bygger ska dokumenteras. Beställaren beslutar om omfattning av projektdokumentation som ska redovisas i projektets slutleverans.
Till höger på sidan finns ett exempel på hur en ifylld dokumentöversikt ska se ut. Det finns även definierat i exemplet var i katalogstrukturen filerna ska sparas.
Projektören kan lägga till en kolumn längst till höger i dokumentöversikten som heter ”Anteckningar” om det finns behov.
Förklaring av dokumenthuvudet
| Text i bruttodokumentöversikten | Förklaring |
| Text i bruttodokumentöversikten | Trafikkontorets diarienummer, vanligen xxxx/yy, t.ex. 0386/04 |
| Projektnamn | Namn från trafikförslaget |
| Denna översikt uppgjord (datum/namn) | Datum (yyyy-mm-dd) då dokumentöversikten skapades, t.ex. 2004-03-24/Namn |
| Denna översikt reviderad (datum/namn) | Datum (yyyy-mm-dd) då aktuell revision gjordes, t.ex. 2004-05-17/Namn |
| Beställare/beställarens ombud | TK/Namn |
| Projektör/Projekteringsansvarig | Projekteringsfirma/Namn på projektör |
| Byggledare | Företag/Namn |
| Slutbesiktningsdatum | Datum (yyyy-mm-dd) för planerad eller verkställd slutbesiktning |
Förklaring av kolumner
| Text i bruttodokumentöversikten | Förklaring |
| Teknisk dokumentation | De handlingar som ingår i bruttodokumentöversikten. |
| Dokumentnamn (filnamn) | Det namn som dokumentet/ritningen har. Namnet ska följa det system som beskrivs i 12CF1 Instruktion dokumentöversikt. Ritningar ska döpas enligt 12CE6 Ritningsnumrering byggritningar. |
| Bifogade dokument | De dokument som bifogas aktuell dokumentöversikt markeras med ´X´. Dokumentöversikten är alltid markerad. |
| Datum | Valfritt hjälpfält där t.ex. byggledaren kan anteckna datum då dokument mottogs från entreprenör. Entreprenör kan använda fältet för egenkontroll etc. |
| Mottagare | Mottagare av de digitala dokumenten |
| Format | Format som dokumentet ska levereras i. Se även 12DA Relationshandling med driftinformation. |
| Instruktion | Information om var en förklaring till dokumentet finns i Teknisk Handbok. |
| Tid | När i projektet dokumentet ska vara framtaget |
| Ansvarig | Vem som ansvarar för att ta fram aktuellt dokument |